Antes de contratar: qué conviene dejar por escrito

En servicios de comedor corporativo casi todos los desacuerdos nacen de una cláusula ambigua, no de la comida. Estas son las definiciones y condiciones que usamos en cada propuesta para que el área de compras, contabilidad y recursos humanos lean lo mismo.

1. Qué cuenta como "comensal"

   El control de costo por comensal se calcula sobre el número de personas que efectivamente retiran su ración, no sobre la plantilla total de la empresa. Si un día hay ausencias, licencias o trabajo remoto, el conteo baja y el costo unitario se recalcula. La cifra que aparece en la factura es la del servicio prestado, no la del padrón estimado.

2. Merma de cocción y merma de salón

   Son dos cosas distintas y las medimos por separado. La merma de cocción es la pérdida de peso entre el insumo crudo y el plato terminado, y depende de la técnica y del producto. La merma de salón es lo que se sirve y no se consume. Solo la segunda se puede reducir con ajustes de porción y montaje; la primera se planifica en la receta.

3. Alcance del coffee break

   Un coffee break ejecutivo incluye montaje, servicio y retiro dentro del horario acordado. No incluye mobiliario propio, vajilla de la empresa ni personal adicional para atender más de las mesas pactadas. Si la reunión se extiende más de lo previsto, se repone café y agua, pero la reposición de bocadillos se cotiza aparte.

4. Facturación, IVA y RUC

   Emitimos factura legal con IVA desglosado y el RUC del proveedor impreso. El detalle describe el servicio de alimentación por separado de cualquier otro rubro, para que contabilidad no tenga que reconstruir el gasto. Si la empresa necesita que la factura salga a nombre de una sucursal distinta a la que recibe el servicio, hay que avisarlo antes del primer cierre mensual.

5. Qué no forma parte de la auditoría de porciones

   La auditoría revisa compras, producción, servicio y recetas del comedor. No audita la gestión de proveedores de la empresa ni los contratos que la empresa tenga con terceros ajenos a la operación de cocina. Tampoco incluye la implementación de sistemas contables: entregamos los datos, la empresa los integra.

6. Cambios de menú y avisos

   El menú semanal se cierra con antelación y se comparte por escrito. Los cambios por disponibilidad de insumos se avisan el mismo día con una alternativa equivalente en gramaje y valor nutricional. Las restricciones alimentarias declaradas por la empresa se respetan desde el inicio; las que aparezcan después se incorporan en el siguiente ciclo.